•  
  •  
 

Zasady etyczne/Publication Ethics Statement

Spis treści/Contents

Zasady etyczne obowiązujące w odniesieniu do publikacji w czasopiśmie


Redakcja Studia i Materiały Wydział Zarządzania Uniwersytet Warszawski dba o utrzymywanie standardów etycznych w publikacjach naukowych i podejmuje wszelkie możliwe kroki przeciwko zaniedbaniom standardów publikacji w czasopiśmie. Artykuły przekazane do publikacji w czasopiśmie są oceniane pod kątem rzetelności, spełniania standardów etycznych i przydatności dla nauki.

Polityka naszego czasopisma w zakresie ochrony praw własności intelektualnej zakłada poszanowanie zasadnych praw własności intelektualnej osób trzecich (praw autorskich, patentów, znaków towarowych, tajemnicy przedsiębiorstwa itp.) poprzez przestrzeganie obowiązujących praw własności intelektualnej innych osób oraz przepisów, ochronę efektów działalności intelektualnej za pomocą tych praw.

Poniższe zasady zostały oparte na COPE’s Best Practice Guidelines for Journal Editors.

{ top }

Publication Ethic Statement


Editors of Studia i Materiały Wydział Zarządzania Uniwersytet Warszawski ensure that ethical standards of scientific publications are maintained and take all possible steps against non-compliance with the standards for publications in the journal. Papers submitted for publication in the journal are evaluated for accuracy, compliance with ethical standards and usefulness for science.

Our journal's policy on the protection of intellectual property rights is to respect the legitimate intellectual property rights of third parties (copyrights, patents, trademarks, corporate secrets, etc.) by complying with the applicable intellectual property rights of others and regulations, protecting the effects of intellectual activities through these rights.

The following guidelines are based on COPE’s Best Practice Guidelines for Journal Editors.

{ top }

Obowiązki Autorów


Autor zobowiązany jest do zachowania standardów rzetelności naukowej i przestrzegania zasad etyki publikacyjnej.

Autor może zgłaszać do publikacji wyłącznie prace wcześniej niepublikowane oraz prace niezgłoszone do publikacji w innych wydawnictwach. Zgłaszanie manuskryptów do więcej niż jednego wydawcy jednocześnie jest uznawane za zachowanie nieetyczne.

Autor zobowiązany jest do współpracy z redakcją w procesie recenzji oraz ustosunkowania się do recenzji w formie pisemnej.

Autor odpowiada za uzyskanie niezbędnych zezwoleń na publikację materiałów, do których prawa autorskie są w posiadaniu osób trzecich.

Autorstwo pracy
Autorstwo powinno być ograniczone do osób, które znacząco przyczyniły się do pomysłu, projektu, wykonania lub interpretacji pracy. Jako współautorzy powinny być wymienione wszystkie osoby, które miały udział w powstaniu pracy. W przypadku innych osób, które miały wpływ na pewne znaczące aspekty artykułu naukowego, powinny być one wymienione lub przedstawione jako współpracownicy. Autor powinien upewnić się, że wszyscy współautorzy zostali wymienieni w pracy, widzieli i zaakceptowali ostateczną wersję pracy oraz zgodzili się na jej przedłożenie do publikacji.

Ujawnienie i konflikt interesów
Autor powinien ujawnić wszelkie konflikty interesów, które mogą mieć wpływ na wyniki badań lub ich interpretację (takie jak honoraria, granty edukacyjne lub inne fundusze, członkostwo w organizacjach i stowarzyszeniach, stosunki pracy, działalność konsultingowa, własność akcji lub innych udziałów kapitałowych, patenty, umowy licencyjne oraz relacje osobiste lub zawodowe). Należy ujawnić wszystkie źródła wsparcia finansowego pracy, w tym numer grantu lub inne źródło finansowania.

Standardy przedstawiania raportów badawczych
Autor tekstu opartego na badaniach własnych powinien przedstawić dokładne zestawienie wykonanych prac oraz obiektywnie omówić ich znaczenie. Dane będące podstawą powstania pracy powinny być w niej dokładnie przedstawione. Praca winna zawierać wystarczająco dużo szczegółów i źródeł, aby umożliwić powtórzenie przeprowadzonych badań. Niezgodne z prawdą lub świadomie niedokładne stwierdzenia są traktowane jako zachowanie nieetyczne i są niedozwolone.

Dostęp do danych i utrzymanie danych
Autor powinien dostarczyć dane nieprzetworzone dotyczące pracy przedłożonej do recenzji lub powinien być gotowy umożliwić dostęp do takich danych. Powinien ponadto zachować te dane przez rok od momentu publikacji. Po publikacji autor jest zobowiązany do udostępnienia na żądanie surowych danych badawczych i kodu użytego do obliczeń. Ponadto powinien zachować te dane po publikacji.

Publikacje wielokrotne, zbędne lub konkurencyjne
Autor z zasady nie powinien publikować materiałów opisujących te same badania w więcej niż jednym czasopiśmie lub publikacji pierwotnej. Złożenie tej samej pracy do więcej niż jednej redakcji czasopisma jednocześnie stanowi postępowanie nieetyczne i jest niedozwolone.

Potwierdzenie źródeł
Autor powinien cytować publikacje, które miały wpływ na powstanie złożonej pracy i za każdym razem musi potwierdzić skorzystanie z pracy innych autorów. Autor musi wymienić publikacje wykorzystane przy tworzeniu tekstu w bibliografii załącznikowej.

Zasadnicze błędy w opublikowanych pracach
W przypadku, gdy autor odkryje zasadniczy błąd lub nieścisłość w swojej pracy, ma on obowiązek jak najszybszego powiadomienia o tym sekretarza redakcji. W przypadku dostrzeżenia (przez Autora/Redakcję/Czytelnika) w opublikowanym artykule błędów Redakcja przewiduje możliwość zamieszczenia erraty.

Oryginalność i plagiat
Autor przekazuje do redakcji wyłącznie oryginalną pracę. Powinien upewnić się, że nazwiska autorów cytowanych w pracy i/lub fragmenty prac cytowanych dzieł zostały w niej w prawidłowy sposób zacytowane lub wymienione. Plagiat lub fałszowanie danych są niedopuszczalne.

Potwierdzenie działań etycznych (IRB)
Badania opisane w artykułach nadsyłanych do redakcji powinny być prowadzone zgodnie z wysokimi standardami bezpieczeństwa i etyki. Wszystkie badania muszą być zgodne z wymogami odpowiedniej instytucjonalnej komisji rewizyjnej (IRB) i wspierać ogólne zasady etyczne Deklaracji Helsińskiej.

Ghostwriting
Ghostwriting /guest autorship są przejawem nierzetelności naukowej i wszelkie wykryte przypadki będą demaskowane, włącznie z powiadomieniem odpowiednich podmiotów. Przejawy nierzetelności naukowej, zwłaszcza łamania i naruszania zasad etyki obowiązujących w nauce będą w Redakcji dokumentowane.

{ top }

Responsibilities of Authors


The author is obliged to maintain standards of scientific integrity and adhere to the principles of publishing ethics.

The author may submit for publication only previously unpublished works and works not submitted for publication in other publications. Submitting manuscripts to more than one publisher simultaneously is considered unethical behaviour.

The author is obliged to cooperate with the editors in the review process and respond to the review in writing.

The author is responsible for obtaining the necessary permissions to publish materials whose copyrights are held by third parties.

Authorship of work
Authorship should be limited to those who have contributed significantly to the idea, design or preparation of the paper or the analysis of research. All persons who participated in the paper preparation should be listed as co-authors. Other persons who influenced some integral aspects of a scholarly paper should be listed or shown as collaborators. The author should ensure that all co-authors are listed in the paper, have seen and approved the final version of the paper and have agreed to its submission for publication.

Disclosure and conflict of interest
The author should disclose any conflicts of interest that may affect the results of the research or its interpretation (such as honoraria, educational grants or other funding, membership in organizations and associations, employment relationships, consulting activities, ownership of stock or other equity interests, patents, licensing agreements, and personal or professional relationships). All sources of financial support for the work, including the grant number or other funding source reference, must be disclosed.

Standards for presenting research reports
The author should provide a comprehensive list of the tasks conducted in their research and objectively discuss their significance. The data used for the preparation of the paper should be carefully presented. A paper should include enough details and sources to allow for the replication of the research. False or knowingly inaccurate statements are regarded as unethical behaviour and are prohibited.

Access to data and data maintenance
The author should provide raw data on the paper submitted for review or be ready to allow access to such data upon request. They should also keep the data for five years following the publication date. After publication, the author is obligated to provide access to the raw research data and code used for calculations upon request. In addition, they should retain said data for after publication.

Multiple, redundant or competitive publications
As a rule, authors should not publish the same research in multiple journals or original publications. Simultaneously submitting the same paper to more than one journal is considered unethical behaviour and is prohibited.

Confirmation of sources
The author should cite publications that have had an impact on the paper submitted and have to confirm each use of other authors’ works. The author must list the publications used in creating the text in the appendix bibliography.

Fundamental errors in published works
If the author discovers a fundamental error or inaccuracy in their paper, they are required to notify the editorial secretary as soon as possible. In the event that errors are noticed (by the Author/Editor/Reader) in the published article, the Editor foresees the possibility of posting an errata.

Originality and plagiarism
The author submits only the original work to the editors. They should verify that the names of the cited authors or parts of the cited papers in their paper have been accurately mentioned or cited therein. Plagiarism or falsification of data is not acceptable.

Confirmation of ethical activities (IRB)
Research described in articles submitted to the editor should be conducted in accordance with high standards of safety and ethics. All research must comply with the requirements of the appropriate institutional review board (IRB) and support the general ethical principles of the Declaration of Helsinki.

Ghostwriting
Ghostwriting/guest authorship are manifestations of scientific misconduct, and any detected cases will be revealed, including notification of the entities concerned. Manifestations of scientific misconduct, particularly violations and breaches of ethical guidelines applicable to science, will be documented by the editors.

{ top }

Obowiązki Redaktora naczelnego i Redakcji


Decyzje o publikacji
Redaktor naczelny ma obowiązek stosowania się do aktualnego stanu prawnego w zakresie zniesławienia, naruszenia praw autorskich i plagiatu oraz ponosi odpowiedzialność za decyzje, które ze złożonych artykułów powinny zostać opublikowane. Przy ocenie zgłoszeń do wspólnej publikacji bierze się pod uwagę ich wartość naukową, oryginalność podejścia i jasność argumentacji. Może on konsultować się z redaktorami tematycznymi i recenzentami.

Rzetelność naukowa
Redaktor naczelny dba o rzetelność naukową publikowanych prac. Aby ją zachować, redaktor może konsultować się z autorem i wprowadzać niezbędne zmiany i poprawki. W przypadku podejrzenia o nieuczciwe praktyki (plagiat, fałszowanie wyników badań) ma on obowiązek podjąć decyzję o wycofaniu tekstu z publikacji.

Poufność
Żadnemu członkowi zespołu redakcyjnego nie wolno ujawniać informacji na temat złożonej pracy jakiejkolwiek innej osobie niż, zgodnie z procedurą wydawniczą, jej autorowi, recenzentom, potencjalnym recenzentom, innym doradcom redakcyjnym lub wydawcy.

Dyskryminacja
Rasa, płeć, religia, pochodzenie, obywatelstwo lub przekonania polityczne autorów w żaden sposób nie wpływają na ocenę tekstów. Teksty oceniane są wyłącznie pod względem merytorycznym. W zakresie przeciwdziałania dyskryminacji redakcja przestrzega Konstytucji i obowiązującego w RP prawa.

Ujawnienie i konflikt interesów
Nieopublikowane artykuły bądź ich fragmenty nie mogą być wykorzystane w badaniach własnych zespołu redakcyjnego bądź recenzentów bez wyraźnej pisemnej zgody autora.

Wycofanie tekstu
Redaktor naukowy ma prawo wycofać tekst z publikacji, jeśli istnieją dowody na nierzetelność wyników badań lub fałszowanie danych, popełniono niezamierzone błędy (np. błędy obliczeniowe, metodologiczne, praca nosi znamiona plagiatu lub narusza zasady etyki publikacyjnej.

Procedowanie artykułów własnych
W przypadku procedowania artykułu, którego autorem/ami są pracownicy macierzystej uczelni, członkowie Redakcji lub Rady Naukowej do sporządzenia recenzji Redaktor Naczelny wyznacza Recenzentów niebędących pracownikami danej uczelni.

Skargi i odwołania
Wszelkie skargi i odwołania są rozpatrywane przez Kolegium Redakcyjne w terminie 3 tygodni od daty zgłoszenia. Decyzja zaś przesyłana jest w formie pisemnej na adres e-mail zgłaszającego.

{ top }

Responsibilities of the Editor-in-Chief and the Editorial Board


Publication decisions
Editor-in-Chief must comply with the existing law on defamation, infringement of copyright and plagiarism and is responsible for the decisions on which submitted articles should be published. When evaluating joint publication submissions, one considers their scientific value, originality of approach and clarity of argument. He/she may consult thematic editors and/or reviewers.

Scientific integrity
The editor-in-chief cares for the scientific integrity of the published works. To maintain it, Editor can consult the author and make necessary changes and corrections. In case of suspicion of unfair practices (plagiarism, falsifying the test results), EiC is obliged to decide to withdraw the text from publication.

Confidentiality
No information about a paper submitted may be disclosed to any member of the editorial team other than – following the publishing procedure – its author, reviewers, potential reviewers, other editorial advisers or the publisher.

Discrimination
Race, gender, religion, origin, citizenship or political beliefs of authors do not in any way affect the evaluation of texts. Texts are evaluated solely on their merits. Insofar as anti-discrimination is concerned, the Editors respect the Constitution and the laws applicable in the Republic of Poland.

Disclosure and conflict of interest
Unpublished papers and their parts may not be used in research conducted by the editorial team or reviewers without the express written consent of the author.

Withdrawal of text
A scientific editor has the right to withdraw a text from publication if there is evidence of unreliability of research results or falsification of data, if unintentional errors are made (e.g., calculation errors, methodological errors, the work bears the signs of plagiarism or violates the rules of publishing ethics.

Procedure of own articles
In the case of the procedure of an article, the author(s) of which are employees of the Home University, Members of the Editorial Board or the Scientific Council to prepare reviews, the Editor-in-Chief appoints reviewers who are not employees of the university.

Complaints and appeals
All complaints and appeals are considered by the Editorial Board within 3 weeks from the date of submission. In turn, the decision is sent in writing to the e-mail address of the applicant.

{ top }

Obowiązki Recenzentów


Decyzje redakcyjne
Recenzent wspiera Redaktora naczelnego w podejmowaniu decyzji redakcyjnych i może również wspierać autora w poprawieniu pracy.

Informacja zwrotna
Recenzent zobowiązany jest do dostarczenia recenzji wraz z wypełnionym oświadczeniem (Oświadczenia Recenzenta ) w ustalonym terminie. Jeśli z jakiegoś powodu (treść, brak czasu itp.) nie może dotrzymać terminu lub podjąć się recenzji, powinien niezwłocznie poinformować o tym sekretarza redakcji.

Standardy obiektywności
Recenzje powinny być wykonane obiektywnie. Krytykę personalną autora uznaje się za niewłaściwą. Recenzenci powinni jasno wyrażać swoje poglądy, popierając je odpowiednimi argumentami.

Poufność
Wszystkie recenzowane prace muszą być traktowane jak dokumenty poufne. Nie można ich okazywać ani dyskutować na ich temat z innymi osobami niż upoważniony do tego sekretarz redakcji.

Anonimowość
Wszystkie recenzje wykonywane są anonimowo, a Redakcja nie udostępnia danych autorów recenzentom.

Ujawnienie i konflikt interesów
Informacje poufne lub pomysły nasuwające się w wyniku recenzji muszą być utrzymane w tajemnicy i nie mogą być wykorzystywane na potrzeby uzyskania korzyści osobistych. Recenzenci nie powinni recenzować prac, w stosunku do których występuje konflikt interesów wynikający z relacji z autorem, firmą lub instytucją związanymi z pracą. W przypadku zauważenia możliwości wystąpienia konfliktu interesów, recenzent zobowiązany jest zasygnalizować ten fakt redakcji i zwrócić recenzowany tekst. Recenzent może również odmówić zrecenzowania tekstu z powodu niewystarczającej wiedzy.

Recenzent nie może przekazać zadania napisania recenzji innemu recenzentowi bez uprzedniej wyraźnej zgody redakcji. Recenzenci i redaktorzy są zobowiązani do zgłaszania wszelkich przypadków nieuczciwości w nieuprawnionym korzystaniu z własności intelektualnej. Powinni również informować wydawcę, jeśli dowiedzą się o jakichkolwiek naruszeniach kodeksu etycznego.

Potwierdzenie źródeł
Recenzenci powinni wskazać publikacje, na które nie powołał się autor pracy. Jakiekolwiek stwierdzenie, że obserwacja, źródło lub argument były uprzednio omówione, powinno być poparte odpowiednim cytatem. Recenzent powinien również poinformować sekretarza redakcji o każdym znaczącym podobieństwie, częściowym pokrywaniu się treści recenzowanej pracy z jakąkolwiek inną opublikowaną i znaną mu pracą lub podejrzeniu plagiatu.

W przypadku wykrycia jakichkolwiek przejawów nieuczciwości naukowej, wydawca będzie postępował zgodnie z procedurą zaproponowaną przez Committee on Publication Ethics (COPE).

Przy rozpatrywaniu naruszeń praw autorskich redakcja skorzysta z pomocy programu antyplagiatowego (np. iThenticate).

{ top }

Responsibilities of Reviewers


Editorial decisions
The reviewer supports the Editor-in-Chief in making editorial decisions and may also assist the author in improving their work.

Feedback
The reviewer is obliged to deliver the review with a completed statement (Reviewer's Statement) by the within the established deadline. If, for some reason (content, lack of time, etc.), one cannot meet the deadline or undertake the review, one should immediately inform the editorial secretary.

Objectivity standards
Reviews should be objective. Personal criticism of the author is deemed inappropriate. Reviewers should clearly express their views, supporting them with appropriate arguments.

Confidentiality
All reviewed papers must be treated as confidential documents. They may not be shown to or discussed with persons other than the authorized editorial secretary.

Anonymity
All reviews are anonymous, and the Editorial Board does not make authors’ data available to reviewers.

Disclosure and conflict of interest
Confidential information or ideas that emerge as a result of the review must be kept confidential and may not be used for personal benefit. Reviewers should not review works involving a conflict of interest due to the relationship with the author, company or institution connected with the work. If one notices the possibility of a conflict of interest, one is obliged to signal this fact to the editors and return the text under review. The reviewer may also decline to review the text due to insufficient knowledge.

A reviewer may not delegate the task of writing a review to another reviewer without the express prior consent of the editorial board. Reviewers and editors shall report any cases of dishonesty in the unauthorized use of intellectual property. They shall also inform the publisher if they become aware of any ethical code breaches.

Confirmation of sources
Reviewers should identify publications not referred to by the author of the paper. Any claim that an observation, source or argument has been previously discussed should be supported by an appropriate quotation. The reviewer should also inform the editorial secretary of any significant similarity or partial overlapping of the content of the reviewed paper with any other published work that is known to the reviewer or of suspected plagiarism.

If any signs of scientific dishonesty are detected, the publisher will follow the procedure proposed by the Committee on Publication Ethics (COPE).

When considering copyright violations, the editors will use the assistance of an anti-plagiarism program (e.g., iThenticate).

{ top }

Procedury zabezpieczające


Crossref Similarity Check
Nadsyłane prace są kontrolowane za pomocą systemu iThenticate, który świadczy usługi z zakresu zapobiegania plagiatom na całym świecie.

Schematy postępowania
W przypadku wykrycia jakichkolwiek przejawów nierzetelności naukowej Redakcja, opierając się na wskazówkach proponowanych przez Committee on Publication Ethics (COPE), będzie stosowała następujące schematy postępowania:

{ top }

Integrity procedures


Crossref Similarity Check
Manuscript checking is done using iThenticate, which provides plagiarism-prevention services to publishers around the world.

Procedures
In the event of detection of any manifestations of scientific misconduct, the Editors, based on the guidelines proposed by the Committee on Publication Ethics (COPE), will use the following schemes:

{ top }

Zasada ghostwriting/guest authorship


Ghostwriting/guest authorship są przejawami nieuczciwości naukowej. Wykryte przypadki będą demaskowane, włącznie z powiadomieniem odpowiednich podmiotów (instytucji zatrudniających autorów, towarzystw naukowych, stowarzyszeń edytorów naukowych itp.), a przejawy nieuczciwości naukowej, w szczególności naruszenia i łamania zasad etycznych obowiązujących w nauce, będą dokumentowane w redakcji.

W celu zapobiegania przypadkom ghostwriting i guest authorship redakcja wymaga od autorów publikacji ujawnienia wkładu poszczególnych autorów w powstanie publikacji (z podaniem ich afiliacji i kontrybucji). Główną odpowiedzialność ponosi autor zgłaszający manuskrypt. Redakcja wymaga również informacji o źródłach finansowania publikacji oraz wkładzie instytucji naukowo-badawczych, stowarzyszeń i innych podmiotów (ujawnienie informacji finansowych).

{ top }

The principle of ghostwriting/guest authorship


Ghostwriting and guest authorship are manifestations of scientific dishonesty. Any detected cases will be unmasked, including notification of relevant entities (authors' employing institutions, scientific societies, associations of scientific editors, etc.), and manifestations of scientific dishonesty, especially violations and violations of ethical principles applicable to science, will be documented in the Editorial Office.

To prevent cases of ghostwriting and guest authorship, the Editorial Board requires authors of publications to disclose the contribution of individual authors to the creation of the publication (with their affiliations and contributions). The author submitting the manuscript takes primary responsibility. The editors also require information about the sources of funding for the publication and contributions from scientific research institutions, associations and other entities (financial disclosure).

{ top }

Zasady dotyczące korzystania ze sztucznej inteligencji


Żadna część pracy autora nie powinna być pisana przez sztuczną inteligencję.

Odpowiedzialność za stworzoną pracę jest ostatecznym i podstawowym czynnikiem stojącym za poniższymi wytycznymi i powinna być stosowana w połączeniu z innymi zasadami etycznymi Wydawcy.

W przypadku użycia narzędzi sztucznej inteligencji w tworzeniu, rozwijaniu lub generowaniu artykułu Autor musi opisać utworzoną bądź zmodyfikowaną treść, a także odpowiednio zacytować nazwę i wersję używanego narzędzia AI.

Artykuły zawierające niedozwolone zastosowania będą odrzucane na etapie sprawdzania lub podejmowania decyzji przez Wydawcę. Niniejsze zasady mogą ulec zmianie w zależności od rozwoju wykorzystania sztucznej inteligencji w sektorze wydawniczym.

Uprzejmie prosimy o zapoznanie się z zamieszczonymi poniżej wytycznymi w celu ustalenia jakie użycie jest zgodne z zasadami Wydawcy.

Założenia kluczowe
Tworzenie (copywriting) jakiejkolwiek części artykułu przy użyciu generatywnego narzędzia AI/LLM, w tym generowanie abstraktu lub przeglądu literatury, jest niedozwolone. Autor musi być odpowiedzialny za pracę oraz jej dokładność, integralność i zasadność. Wszelkie wątpliwości dotyczące pracy powinny być kierowane do Wydawcy.

Generowanie lub raportowanie wyników przy użyciu generatywnego narzędzia AI/LLM jest niedozwolone, gdyż zgodnie z naszymi kryteriami autorstwa, autor musi być odpowiedzialny za stworzenie i interpretację swojej pracy oraz za jej dokładność, integralność i zasadność.

Raportowanie statystyk w tekście przy użyciu generatywnego narzędzia AI/LLM jest niedozwolone ze względu na obawy dotyczące autentyczności, integralności i zasadności uzyskanych danych, jednakże użycie takiego narzędzia do pomocy w analizie pracy byłoby dopuszczalne. Wszelkie inne wątpliwości dotyczące danych należy kierować do Wydawcy przy użyciu standardowych metod.

Edycja artykułu przy użyciu generatywnego narzędzia AI/LLM w celu poprawy jego języka i czytelności byłaby dopuszczalna, ponieważ odzwierciedla to standardowe narzędzia już stosowane w celu poprawy pisowni i gramatyki oraz wykorzystuje istniejący materiał stworzony przez autora, a nie generuje całkowicie nowych treści, podczas gdy autor pozostaje odpowiedzialny za oryginalną pracę.

Niedozwolone użycie sztucznej inteligencji

  • tworzenie abstraktu – tworzenie abstraktu artykułu za pomocą promptów (prompts) wprowadzonych przez autora do generatywnego narzędzia AI/LLM;
  • tworzenie hipotezy – tworzenie hipotezy lub zestawu pytań badawczych za pomocą promptów wprowadzonych przez autora do generatywnego narzędzia AI/LLM;
  • tworzenie wstępu – tworzenie wstępu za pomocą promptów wprowadzanych przez autora do generatywnego narzędzia AI/LLM;
  • tworzenie metodologii – tworzenie lub opisywanie metodologii za pomocą promptów wprowadzanych przez autora do generatywnego narzędzia AI/LLM;
  • przegląd literatury/tworzenie bibliografii – tworzenie listy cytatów/odniesień do przeglądu literatury lub ocena i analiza literatury za pomocą promptów; wprowadzanych przez autora do generatywnego narzędzia AI/LLM.
  • analiza wyników/dyskusja – analizowanie lub opisywanie danych/wyników za pomocą promptów wprowadzanych przez autora do generatywnego narzędzia AI/LLM;
  • tworzenie wniosków – tworzenie wniosków za pomocą promptów wprowadzanych przez autora do narzędzia generatywnej sztucznej inteligencji/LLM;
  • tworzenie obrazu – tworzenie obrazu za pomocą promptów wprowadzanych przez autora do narzędzia generatywnej sztucznej inteligencji, takiego jak (ale nie tylko) DALL E.

{ top }

Rules on the use of artificial intelligence


No part of an author's work should be written by artificial intelligence.

Responsibility for the created work is the ultimate and primary factor behind the following guidelines and should be used in conjunction with the publisher's other ethical principles.

If artificial intelligence tools are used to create, develop or generate an article, the author must describe the content created or modified and cite the name and version of the AI tool used.

Articles that contain unauthorized uses will be rejected by the publisher during the review or decision-making stage.

These rules are subject to change depending on the development of the use of artificial intelligence in the publishing sector.

Kindly refer to the guidelines below to determine which use complies with the publisher's rules.

Key assumptions
Creating (copywriting) any part of an article using a generative AI/LLM tool, including generating an abstract or literature review, is prohibited. The author must be responsible for the work and its accuracy, integrity and validity. Any concerns about the work should be directed to the publisher.

Generating or reporting results using a generative AI/LLM tool is not permitted, as according to our criteria for authorship, the author must be responsible for the creation, and interpretation of one's work and its accuracy, integrity and validity.

Reporting statistics in the text using a generative AI/LLM tool is not permitted due to concerns about the authenticity, integrity and validity of the data obtained; however, using such a tool to help analyse the work would be acceptable. Any other concerns about the data should be referred to the publisher using standard methods.

Editing an article using a generative AI/LLM tool to improve its language and readability would be acceptable, as this mirrors standard tools already in use to improve spelling and grammar and uses existing material created by the author rather than generating entirely new content, all while the author remains responsible for the original work.

Unauthorized use of artificial intelligence

  • abstract creation – creating an abstract of an article using prompts entered by the author into the generative AI/LLM tool;
  • creating a hypothesis – creating a hypothesis or set of research questions using prompts entered by the author into the generative AI/LLM tool;
  • creating an introduction – creating an introduction using prompts entered by the author into the generative AI/LLM tool;
  • creating a methodology – creating or describing a methodology using prompts entered by the author into the generative AI/LLM tool;
  • literature review/creating a bibliography – creating a list of citations/references for a literature review or evaluating and analysing the literature using prompts; entered by the author into the generative AI/LLM tool.
  • results analysis/discussion – analysing or describing data/results using prompts entered by the author into the generative AI/LLM tool;
  • conclusion creation – creating conclusions using prompts entered by the author into the generative AI/LLM tool;
  • image creation – image creation using prompts entered by the author into a generative AI tool, such as (but not limited to) DALL E.

{ top }

Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych przez Uniwersytet Warszaws


Administrator
Administratorem danych osobowych przetwarzanych jest Uniwersytet Warszawski (UW), ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa. Z administratorem można kontaktować się:

  • listownie: Uniwersytet Warszawski, ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa;
  • telefonicznie: 22 55 20 000.

Inspektor Ochrony Danych (IOD)
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych pod adresem: iod@adm.uw.edu.pl.

Do zadań IOD nie należy natomiast realizacja innych spraw, jak np. udzielanie informacji związanych z realizacją i obsługą umowy.

Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych
Państwa dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:

  • zawarcia lub wykonania umowy pomiędzy UW a podmiotem, z którym powiązana jest dana osoba lub w imieniu którego ona działa, jak również weryfikacji tego podmiotu (np. klienta, kontrahenta lub innego podmiotu kontaktującego się z Uniwersytetem Warszawskim) oraz bieżącego kontaktu z tym podmiotem – podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi: 6 ust. 1 lit. b i f RODO;
  • realizacji czynności wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa,
  • w szczególności w związku z wypełnianiem obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i o rachunkowości oraz przepisów regulujących prowadzenie postępowań przez uprawnione podmioty – podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi: 6 ust. 1 lit. c RODO;
  • realizacja zadania w interesie publicznym – podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi 6 ust. 1 lit. e RODO;
  • ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń w postępowaniu sądowym, administracyjnym lub też innym postępowaniu pozasądowym – podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi: 6 ust. 1 lit. f RODO;
  • archiwalnych (dowodowych) polegających na zabezpieczeniu informacji na wypadek potrzeby udowodnienia faktów lub wykazania spełnienia obowiązku ciążącego na UW – podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi: 6 ust. 1 lit. f RODO.

Odbiorcy danych
Dostęp do danych osobowych będą posiadać pracownicy administratora, którzy muszą przetwarzać dane osobowe w związku z realizacją obowiązków służbowych. Dane osobowe mogą zostać ujawnione organom publicznym, instytucjom lub podmiotom trzecim uprawnionym do żądania dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Odbiorcami danych osobowych mogą być także podmioty, którym administrator na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zleci wykonanie określonych czynności, z którymi wiąże się konieczność przetwarzania danych osobowych.

Okres przetwarzania danych osobowych
Okres przetwarzania danych osobowych jest uzależniony od celu w jakim dane są przetwarzane. Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane jest obliczany w oparciu o następujące kryteria:

  • rachunkowe, przez okres 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje lub postępowanie związane z zawartą umową zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
  • podatkowe, przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy wynikający z rozliczenia zawartej umowy;
  • w zakresie realizacji przez UW czynności wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa – przez okres wynikający z tych przepisów;
  • w zakresie wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów UW stanowiących podstawę tego przetwarzania przez okres niezbędny do wypełnienia tego celu lub do czasu wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, o ile nie występują prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania danych przez UW;
  • w zakresie ustalenia i dochodzenia własnych roszczeń lub obrony przed zgłoszonymi roszczeniami – do momentu przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających z umowy lub z innego tytułu.

Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych
Administrator gwarantuje realizację wszystkich praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych na zasadach określonych przez RODO tj. prawo do:

  • dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
  • sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
  • ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
  • usunięcia danych osobowych (z zastrzeżeniem art. 17 ust. 3 RODO);
  • sprzeciwu;
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych, jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa w zakresie ochrony danych osobowych.

Obowiązek podania danych osobowych i konsekwencja niepodania danych
Podanie danych osobowych jest obligatoryjne, niepodanie danych uniemożliwi realizację celów wskazanych w punkcie – cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych.

Źródło pochodzenia danych osobowych
Dane osobowe jakie UW przetwarza, pochodzą od klienta bądź kontrahenta lub innego podmiotu kontaktującego się z UW, bądź ze źródeł powszechnie dostępnych. Kategorie danych osobowych osób powiązanych ze spółkami lub innymi podmiotami (np. członków organów tych podmiotów), w tym beneficjentów rzeczywistych, są tożsame z kategoriami pochodzącymi z publiczne dostępnych źródeł lub kategoriami przekazanymi przez klienta bądź kontrahenta UW lub przez inny podmiot kontaktujący się z UW.

{ top }

Information on the processing of personal data by the University of Warsaw


Administrator
The processed personal data administrator is the University of Warsaw (UW), 26/28 Krakowskie Przedmieście Street, 00-927 Warsaw.

The administrator can be contacted via:

  • mail: University of Warsaw, ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warsaw;
  • telephone: 22 55 20 000.

Data Protection Officer (DPO)
The administrator has appointed a Data Protection Officer who can be contacted on all matters relating to the processing of personal data and the exercise of rights connected to the processing of personal data under the email address iod@adm.uw.edu.pl. However, the tasks of the DPO do not include other matters, such as providing information related to the execution and handling of the contract.

Purpose and legal basis of personal data processing

Your personal data will be processed for the following purposes:

  • To conclude or execute a contract between the UW and an entity with which the person is affiliated or on whose behalf the person is acting, as well as to verify that entity (e.g., a client, contractor, or other entity contacting the University of Warsaw) and to contact that entity on an ongoing basis - the basis for processing personal data is: 6(1)(b) and (f) GDPR;
  • to carry out activities resulting from generally applicable legal regulations, in particular concerning the fulfilment of obligations arising from tax and accounting regulations and regulations governing the conduct of proceedings by authorized entities - the basis for processing personal data is 6(1)(c) GDPR;
  • implementation of a task in the public interest - the basis for processing personal data is 6(1)(e) GDPR;
  • establishment, investigation or defence of claims in judicial, administrative or other extrajudicial proceedings - the basis for processing personal data is 6(1)(f) GDPR;
  • archival (evidential), consisting of securing information in case of the need to prove facts or demonstrate the fulfilment of an obligation incumbent on UW - the basis for processing personal data is: 6(1)(f) GDPR.

Recipients of the data
Administrator employees who require access to personal data for official duties will be granted permission to process such data.

Personal data may be disclosed to public authorities, institutions or third parties authorized to request access to or receive personal data under applicable laws.

Recipients of personal data may also be entities to which the administrator, based on a contract of entrustment of personal data processing, will commission the performance of specific activities that involve the need to process personal data.

Period of processing of personal data
The period for which personal data is processed depends on the purpose of the processing. The period for which personal data will be kept is calculated based on the following criteria:

  • accounting, for a period of 5 years from the beginning of the year following the fiscal year in which operations, transactions or proceedings related to the concluded contract were finally completed, paid off, settled or barred;
  • tax, for a period of 5 years, counting from the end of the calendar year in which the tax obligation arising from the settlement of the concluded agreement arose;
  • in the scope of UW's performance of activities resulting from generally applicable laws - for the period resulting from these laws;
  • in terms of fulfilment of UW's legitimate interests constituting the basis for such processing, for the period necessary for the fulfilment of this purpose or until you object to such processing unless there are legitimate grounds for further processing by UW;
  • in terms of establishing and asserting its claims or defending against claims made - until the statute of limitations for potential contractual or other claims.

Rights related to the processing of personal data
The administrator guarantees the exercise of all rights related to the processing of personal data under the terms of the GDPR, i.e. the right to:

  • access to the data and to receive a copy of the data;
  • to rectify (amend) their personal data;
  • limitation of the processing of personal data;
  • erasure of personal data (subject to Article 17(3) of the GDPR);
  • objection;
  • raising a complaint with the President of the Data Protection Authority if you consider that the processing of your personal data violates personal data protection laws.

Obligation to provide personal data and the consequence of failure to provide data
Provision of personal data is mandatory. Failure to provide data will prevent the realization of the purposes indicated under - the purpose and legal basis of personal data processing.

Source of personal data
The personal data that UW processes comes from either a customer, contractor or other entity contacting UW or from publicly available sources. The categories of personal data of persons affiliated with companies or other entities (e.g., members of the bodies of these entities), including the actual beneficiaries, are the same as those from publicly available sources or those provided by a customer or contractor of UW or by another entity contacting UW.