•  
  •  
 

Zasady Etyczne/Publication Ethics

Etyka publikacji i oświadczenie o nieprawidłowościach w publikacji

Redaktorzy i wydawcy internetowego Kwartalnika Antymonopolowego i Regulacyjnego (iKAR®) ISSN 2299-5749, zapewniają utrzymanie standardów etycznych publikacji naukowych i podejmują wszelkie uzasadnione kroki w celu identyfikacji i zapobiegania publikacji artykułów, w których doszło do niewłaściwego postępowania badawczego, w tym między innymi plagiatu, manipulacji cytatami i fabrykacji danych. Redaktorzy i wydawcy iKAR® zobowiązują się do wycofywania i poprawiania artykułów w razie potrzeby. Manuskrypty przesłane do publikacji w iKAR® są oceniane pod kątem dokładności, zgodności ze standardami etycznymi oraz przydatności dla nauki.

Polityką naszego czasopisma jest poszanowanie uzasadnionych praw własności intelektualnej osób trzecich (praw autorskich, patentów, znaków towarowych, tajemnic przedsiębiorstwa itp.) poprzez przestrzeganie obowiązujących praw własności intelektualnej innych osób oraz przepisów prawa, chroniących efekty działalności intelektualnej za pośrednictwem tych praw.

Obowiązki autorów

Oryginalność i plagiat

Autor przesyła wyłącznie oryginalne manuskrypty i gwarantuje, że wszystkie prace lub słowa innych osób zostały odpowiednio zacytowane. Plagiat we wszystkich jego formach (np. kopiowanie lub parafrazowanie innych bez cytowania) jest surowo zabroniony. Autor nie może publikować tego samego artykułu w innych czasopismach.

Autorstwo manuskryptu

Autorstwo powinno być ograniczone do osób, które wniosły znaczący wkład w badanie lub jego analizę, a także tych, które uczestniczyły w przygotowaniu manuskryptu i zatwierdziły jego ostateczną wersję. Autor powinien upewnić się, że wszyscy współautorzy zostali wymienieni w manuskrypcie, że widzieli i zatwierdzili ostateczną wersję oraz wyrazili zgodę na jej przesłanie do publikacji. Inne osoby, które miały wpływ na niektóre istotne aspekty manuskryptu naukowego, powinny zostać wymienione lub wskazane jako współpracownicy.

Jawność i konflikt interesów

Autor powinien ujawnić wkład instytucji badawczych, stowarzyszeń i innych podmiotów oraz wszelkie potencjalne konflikty interesów, które mogą mieć wpływ na analizę lub wyniki. Autor powinien również ujawnić wszystkie źródła wsparcia finansowego w swoim manuskrypcie.

Potwierdzenie źródeł

Autor powinien cytować wszystkie publikacje, które miały wpływ na przedłożony manuskrypt.

Standardy przedstawiania raportów badawczych

Autor tekstu opartego na badaniach własnych powinien przedstawić dokładne zestawienie wykonanych prac oraz obiektywnie omówić ich znaczenie. Dane będące podstawą powstania pracy powinny być w niej dokładnie przedstawione. Praca winna zawierać wystarczająco dużo szczegółów i źródeł, aby umożliwić powtórzenie przeprowadzonych badań. Niezgodne z prawdą lub świadomie niedokładne stwierdzenia są traktowane jako zachowanie nieetyczne i są niedozwolone.

Dostęp do danych i utrzymanie danych

Autor powinien dostarczyć dane nieprzetworzone dotyczące pracy przedłożonej do recenzji lub powinien być gotowy umożliwić dostęp do takich danych. Powinien ponadto zachować te dane przez rok od momentu publikacji. Po publikacji autor jest zobowiązany do udostępnienia na żądanie surowych danych badawczych i kodu użytego do obliczeń. Ponadto powinien zachować te dane po publikacji.

Fundamentalne błędy w opublikowanych pracach

Jeśli autor odkryje fundamentalny błąd lub nieścisłość w swoim manuskrypcie, jest zobowiązany do jak najszybszego powiadomienia o tym Redakcji. W przypadku dostrzeżenia (przez Autora/Redakcję/Czytelnika) w opublikowanym artykule błędów Redakcja przewiduje możliwość zamieszczenia erraty.

Ghostwriting

Ghostwriting/guest authorship są przejawami nierzetelności naukowej, a wszelkie wykryte przypadki będą ujawniane, włącznie z powiadomieniem zainteresowanych podmiotów. Redaktorzy będą rejestrować wszelkie zaobserwowane przypadki nierzetelności naukowej.

Obowiązki Recenzentów

Decyzje redakcyjne

Recenzenci wspierają redaktora naczelnego i redaktora zarządzającego w podejmowaniu decyzji redakcyjnych, a także mogą pomagać autorowi w ulepszaniu jego pracy.

Informacje zwrotne

Każdy recenzent, który nie jest w stanie przeanalizować manuskryptu z powodu braku wiedzy specjalistycznej lub czasu, powinien jak najszybciej poinformować o tym redakcję, aby mogła ona wyznaczyć nowych recenzentów.

Poufność

Wszystkie recenzowane manuskrypty muszą być traktowane jako dokumenty poufne. Nie wolno ich pokazywać ani omawiać z osobami innymi niż redaktorzy.

Standardy obiektywności

Recenzje powinny być obiektywne. Osobista krytyka autora jest uważana za niewłaściwą. Recenzent powinien jasno wyrażać swoje poglądy, popierając je odpowiednimi argumentami.

Anonimowość

Wszystkie recenzje są anonimowe. Redakcja nie udostępnia recenzentom danych autorów.

Jawność i konflikt interesów<

Recenzent nie może wykorzystywać w swoich badaniach żadnych istotnych informacji lub pomysłów pochodzących z niepublikowanego manuskryptu bez wyraźnej pisemnej zgody jego autora. W przypadku konfliktu interesów związanego z relacjami z autorem, firmą lub instytucją związaną z manuskryptem, recenzent powinien odrzucić zaproszenie do recenzji danego manuskryptu.

Potwierdzenie źródeł

Recenzent powinien wskazać istotne opublikowane badania, do których nie odniósł się autor manuskryptu. Każde twierdzenie, które jest obserwacją, źródłem lub argumentem, który został wcześniej omówiony, powinno być poparte odpowiednim odniesieniem. Recenzent powinien również poinformować redakcję o wszelkich znaczących podobieństwach lub pokrywaniach między manuskryptem a jakimkolwiek innym artykułem (opublikowanym lub niepublikowanym), jeśli je zauważy.

Obowiązki Redaktorów

Decyzje o publikacji

Redaktor naczelny ma obowiązek stosowania się do aktualnego stanu prawnego w zakresie zniesławienia, naruszenia praw autorskich i plagiatu oraz ponosi odpowiedzialność za decyzje, które ze złożonych artykułów powinny zostać opublikowane. Przy ocenie zgłoszeń do wspólnej publikacji bierze się pod uwagę ich wartość naukową, oryginalność podejścia i jasność argumentacji. Może on konsultować się z redaktorami tematycznymi i recenzentami.

Rzetelność naukowa

Redaktor naczelny dba o rzetelność naukową publikowanych prac. Aby ją zachować, redaktor może konsultować się z autorem i wprowadzać niezbędne zmiany i poprawki. W przypadku podejrzenia o nieuczciwe praktyki (plagiat, fałszowanie wyników badań) ma on obowiązek podjąć decyzję o wycofaniu tekstu z publikacji.

Poufność

Żadnemu członkowi zespołu redakcyjnego nie wolno ujawniać informacji na temat złożonej pracy jakiejkolwiek innej osobie niż, zgodnie z procedurą wydawniczą, jej autorowi, recenzentom, potencjalnym recenzentom, innym doradcom redakcyjnym lub wydawcy.

Dyskryminacja

Rasa, płeć, religia, pochodzenie, obywatelstwo lub przekonania polityczne autorów w żaden sposób nie wpływają na ocenę tekstów. Teksty oceniane są wyłącznie pod względem merytorycznym. W zakresie przeciwdziałania dyskryminacji redakcja przestrzega Konstytucji i obowiązującego w RP prawa.

Ujawnienie i konflikt interesów

Nieopublikowane artykuły bądź ich fragmenty nie mogą być wykorzystane w badaniach własnych zespołu redakcyjnego bądź recenzentów bez wyraźnej pisemnej zgody autora.

Wycofanie tekstu

Redaktor naukowy ma prawo wycofać tekst z publikacji, jeśli istnieją dowody na nierzetelność wyników badań lub fałszowanie danych, popełniono niezamierzone błędy (np. błędy obliczeniowe, metodologiczne, praca nosi znamiona plagiatu lub narusza zasady etyki publikacyjnej.

Procedowanie artykułów własnych

W przypadku procedowania artykułu, którego autorem/ami są pracownicy macierzystej uczelni, członkowie Redakcji lub Rady Naukowej do sporządzenia recenzji Redaktor Naczelny wyznacza Recenzentów niebędących pracownikami danej uczelni.

Skargi i odwołania

Wszelkie skargi i odwołania są rozpatrywane przez Kolegium Redakcyjne w terminie 3 tygodni od daty zgłoszenia. Decyzja zaś przesyłana jest w formie pisemnej na adres e-mail zgłaszającego.

Procedury zabezpieczające

Crossref Similarity Check

Nadsyłane prace są kontrolowane za pomocą systemu iThenticate, który świadczy usługi z zakresu zapobiegania plagiatom na całym świecie.

Schematy postępowania

Redaktor naczelny musi przestrzegać obowiązującego prawa dotyczącego zniesławienia, naruszenia praw autorskich i plagiatu. Jest on odpowiedzialny za podjęcie decyzji, które z nadesłanych manuskryptów powinny zostać opublikowane. Może konsultować się z redaktorami tematycznymi i recenzentami. W przypadku wykrycia jakiegokolwiek wykroczenia naukowego Redakcja, opierając się na wskazówkach proponowanych przez Committee on Publication Ethics (COPE), będzie stosowała następujące schematy postępowania

Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych:

Ponadto iKAR przestrzega wytycznych określonych w Deklaracji przejrzystości i ujawniania informacji ASCOLA, w szczególności w odniesieniu do konfliktu interesów. W związku z tym autorzy powinni ujawnić każdy wkład instytucji badawczych, stowarzyszeń i innych podmiotów oraz wszelkie potencjalne konflikty interesów, które mogą mieć wpływ na analizę lub wyniki zawarte w przesłanym tekście. Autorzy powinni również ujawnić wszystkie źródła wsparcia finansowego uzyskanego w związku z badaniami.

iKAR nie publikuje reklam i nie stosuje marketingu bezpośredniego.

Zasady korzystania ze sztucznej inteligencji

Żadna część pracy autora nie powinna być napisana przez sztuczną inteligencję.

Odpowiedzialność za stworzone dzieło jest ostatecznym i podstawowym czynnikiem stojącym za poniższymi wytycznymi i powinna być stosowana w połączeniu z innymi zasadami etycznymi wydawcy.

Jeśli narzędzia sztucznej inteligencji są wykorzystywane do tworzenia, rozwijania lub generowania artykułu, autor musi opisać utworzoną lub zmodyfikowaną treść oraz zacytować nazwę i wersję używanego narzędzia AI.

Artykuły zawierające nieautoryzowane zastosowania zostaną odrzucone przez wydawcę na etapie recenzji lub podejmowania decyzji.

Zasady te mogą ulec zmianie w zależności od rozwoju wykorzystania sztucznej inteligencji w sektorze wydawniczym. Prosimy o zapoznanie się z poniższymi wytycznymi w celu ustalenia, które zastosowanie jest zgodne z zasadami wydawcy.

Kluczowe założenia

Tworzenie (copywriting) jakiejkolwiek części artykułu przy użyciu generatywnego narzędzia AI/LLM, w tym generowanie abstraktu lub przeglądu literatury, jest zabronione. Autor musi być odpowiedzialny za pracę oraz jej dokładność, integralność i ważność. Wszelkie wątpliwości dotyczące pracy powinny być kierowane do wydawcy.

Generowanie lub raportowanie wyników przy użyciu generatywnego narzędzia AI/LLM jest niedozwolone, ponieważ zgodnie z naszymi kryteriami autorstwa, autor musi być odpowiedzialny za stworzenie i interpretację swojej pracy oraz jej dokładność, integralność i ważność.

Raportowanie statystyk w tekście przy użyciu generatywnego narzędzia AI/LLM jest niedozwolone ze względu na obawy dotyczące autentyczności, integralności i ważności uzyskanych danych; jednak użycie takiego narzędzia do pomocy w analizie pracy byłoby dopuszczalne. Wszelkie inne wątpliwości dotyczące danych należy kierować do wydawcy przy użyciu standardowych metod.

Edytowanie artykułu za pomocą generatywnego narzędzia AI/LLM w celu poprawy jego języka i czytelności byłoby dopuszczalne, ponieważ odzwierciedla to standardowe narzędzia już używane do poprawy pisowni i gramatyki oraz wykorzystuje istniejący materiał stworzony przez autora, a nie generuje zupełnie nowych treści, podczas gdy autor pozostaje odpowiedzialny za oryginalną pracę.

Nieautoryzowane użycie sztucznej inteligencji

  • tworzenie abstraktu – tworzenie abstraktu artykułu przy użyciu podpowiedzi wprowadzonych przez autora do generatywnego narzędzia AI/LLM;
  • tworzenie hipotezy – tworzenie hipotezy lub zestawu pytań badawczych z wykorzystaniem podpowiedzi wprowadzonych przez autora do narzędzia generatywnego AI/LLM;
  • tworzenie wstępu – tworzenie wstępu z wykorzystaniem podpowiedzi wprowadzonych przez autora do generatywnego narzędzia AI/LLM;
  • tworzenie metodologii – tworzenie lub opisywanie metodologii z wykorzystaniem podpowiedzi wprowadzonych przez autora do generatywnego narzędzia AI/LLM;
  • przegląd literatury/tworzenie bibliografii – tworzenie listy cytatów/odniesień do przeglądu literatury lub ocena i analiza literatury przy użyciu podpowiedzi; wprowadzone przez autora do generatywnego narzędzia AI/LLM.
  • analiza wyników/dyskusja – analizowanie lub opisywanie danych/wyników przy użyciu podpowiedzi wprowadzonych przez autora do generatywnego narzędzia AI/LLM;
  • tworzenie wniosków – tworzenie wniosków przy użyciu podpowiedzi wprowadzonych przez autora do generatywnego narzędzia AI/LLM;
  • tworzenie obrazu – tworzenie obrazu przy użyciu podpowiedzi wprowadzonych przez autora do narzędzia generatywnej sztucznej inteligencji, takiego jak (ale nie wyłącznie) DALL E.

Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych przez Uniwersytet Warszawski

Administrator

Administratorem danych osobowych przetwarzanych jest Uniwersytet Warszawski (UW), ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa. Z administratorem można kontaktować się:

    listownie: Uniwersytet Warszawski, ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa;
  • telefonicznie: 22 55 20 000.

Inspektor Ochrony Danych (IOD)

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych pod adresem: iod@adm.uw.edu.pl.

Do zadań IOD nie należy natomiast realizacja innych spraw, jak np. udzielanie informacji związanych z realizacją i obsługą umowy.

Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Państwa dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:

  • zawarcia lub wykonania umowy pomiędzy UW a podmiotem, z którym powiązana jest dana osoba lub w imieniu którego ona działa, jak również weryfikacji tego podmiotu (np. klienta, kontrahenta lub innego podmiotu kontaktującego się z Uniwersytetem Warszawskim) oraz bieżącego kontaktu z tym podmiotem – podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi: 6 ust. 1 lit. b i f RODO;
  • realizacji czynności wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa;
  • w szczególności w związku z wypełnianiem obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i o rachunkowości oraz przepisów regulujących prowadzenie postępowań przez uprawnione podmioty – podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi: 6 ust. 1 lit. c RODO;
  • realizacja zadania w interesie publicznym – podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi 6 ust. 1 lit. e RODO;
  • ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń w postępowaniu sądowym, administracyjnym lub też innym postępowaniu pozasądowym – podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi: 6 ust. 1 lit. f RODO;
  • archiwalnych (dowodowych) polegających na zabezpieczeniu informacji na wypadek potrzeby udowodnienia faktów lub wykazania spełnienia obowiązku ciążącego na UW – podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi: 6 ust. 1 lit. f RODO.

Odbiorcy danych

Dostęp do danych osobowych będą posiadać pracownicy administratora, którzy muszą przetwarzać dane osobowe w związku z realizacją obowiązków służbowych. Dane osobowe mogą zostać ujawnione organom publicznym, instytucjom lub podmiotom trzecim uprawnionym do żądania dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Odbiorcami danych osobowych mogą być także podmioty, którym administrator na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zleci wykonanie określonych czynności, z którymi wiąże się konieczność przetwarzania danych osobowych.

Okres przetwarzania danych osobowych

Okres przetwarzania danych osobowych jest uzależniony od celu w jakim dane są przetwarzane. Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane jest obliczany w oparciu o następujące kryteria:

  • rachunkowe, przez okres 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje lub postępowanie związane z zawartą umową zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
  • podatkowe, przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy wynikający z rozliczenia zawartej umowy;
  • w zakresie realizacji przez UW czynności wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa – przez okres wynikający z tych przepisów;
  • w zakresie wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów UW stanowiących podstawę tego przetwarzania przez okres niezbędny do wypełnienia tego celu lub do czasu wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, o ile nie występują prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania danych przez UW;
  • w zakresie ustalenia i dochodzenia własnych roszczeń lub obrony przed zgłoszonymi roszczeniami – do momentu przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających z umowy lub z innego tytułu.

Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

Administrator gwarantuje realizację wszystkich praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych na zasadach określonych przez RODO tj. prawo do:

  • dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
  • sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
  • ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
  • usunięcia danych osobowych (z zastrzeżeniem art. 17 ust. 3 RODO);
  • sprzeciwu;
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych, jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa w zakresie ochrony danych osobowych.

Obowiązek podania danych osobowych i konsekwencja niepodania danych

Podanie danych osobowych jest obligatoryjne, niepodanie danych uniemożliwi realizację celów wskazanych w punkcie – cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych.

Źródło pochodzenia danych osobowych

Dane osobowe jakie UW przetwarza, pochodzą od klienta bądź kontrahenta lub innego podmiotu kontaktującego się z UW, bądź ze źródeł powszechnie dostępnych. Kategorie danych osobowych osób powiązanych ze spółkami lub innymi podmiotami (np. członków organów tych podmiotów), w tym beneficjentów rzeczywistych, są tożsame z kategoriami pochodzącymi z publiczne dostępnych źródeł lub kategoriami przekazanymi przez klienta bądź kontrahenta UW lub przez inny podmiot kontaktujący się z UW.

Publication ethics and publication malpractice statement

Editors and publishers of the internet Quarterly on Antitrust and Regulation (iKAR®) ISSN 2299-5749 ensure that ethical standards of scientific publications are maintained and take all reasonable steps to identify and prevent the publication of papers where research misconduct has occurred, including, among others, plagiarism, citation manipulation, and data fabrication. Editors and publishers of iKAR® commit to retract and correct articles when needed. Manuscripts submitted for publication in iKAR® are evaluated for accuracy, compliance with ethical standards and usefulness for science.

It is the policy of our journal to respect the legitimate intellectual property rights of third parties (copyrights, patents, trademarks, company secrets, etc.) by respecting the applicable intellectual property rights of others and the laws, protecting the effects of intellectual activity through these rights.

Responsibilities of the authors

Originality and plagiarism

The author submits only original manuscripts and ensures that all the work or words of others have been appropriately cited. Plagiarism in all forms (e.g. copying or paraphrasing others without citing them) is strictly forbidden. The author shall not publish the same article in further journals.

Authorship of the manuscript

Authorship should be limited to either those who have contributed significantly to the study or its analysis, as well as those who have participated in the preparation of the manuscript and have approved its final version. The author should ensure that all co-authors are listed in the manuscript, have seen and approved the final version, and have agreed to its submission for publication. Other persons who have had an impact on some significant aspects of a scholarly manuscript should be listed or shown as collaborators.

Disclosure and conflict of interest

The author should disclose the contribution of research institutions, associations and other entities and any potential conflicts of interest that may affect the analysis or the results. The author should also disclose all sources of financial support in their manuscript.

Confirmation of sources

The author should cite all the publications that have had an impact on the submitted manuscript.

Standards for presenting research reports

The author should provide a comprehensive list of the tasks conducted in their research and objectively discuss their significance. The data used for the preparation of the paper should be carefully presented. A paper should include enough details and sources to allow for the replication of the research. False or knowingly inaccurate statements are regarded as unethical behaviour and are prohibited.

Access to data and data maintenance

The author should provide raw data on the paper submitted for review or be ready to allow access to such data upon request. They should also keep the data for five years following the publication date. After publication, the author is obligated to provide access to the raw research data and code used for calculations upon request. In addition, they should retain said data for after publication.

Fundamental errors in published works

If the author discovers a fundamental error or inaccuracy in their manuscript, they are required to notify the editorial secretary as soon as possible. If errors are noticed (by the Author/Editor/Reader) in a published article, the Editorial Board foresees the possibility of publishing an errata.

Ghostwriting

Ghostwriting/guest authorship are manifestations of scientific misconduct, and any detected cases will be revealed, including notification of the entities concerned. The editors will record any instances of scientific misconduct observed.

Responsibilities of the reviewers

Editorial decisions

The reviewers support the Editor-in-Chief and the Managing Editor in making editorial decisions and may also assist the author in improving their work.

Feedback

Any reviewer unable to examine the manuscript due to a lack of expertise or time should inform the editors as fast as possible so they can appoint new reviewers.

Confidentiality

All reviewed manuscripts must be treated as confidential documents. One may not show or discuss them with persons other than the editors.

Objectivity standards

Reviews should be objective. Personal criticism of the author is deemed inappropriate. The reviewer should clearly express their views, supporting them with appropriate arguments.

Anonymity

All reviews are anonymous. The Editorial Board does not make authors’ data available to reviewers.

Disclosure and conflict of interest

The reviewer must not use in their research any crucial information or ideas coming from an unpublished manuscript without the express written consent of its author. In case of a conflict of interest related to the relationship with the author, company or institution connected to the manuscript, the reviewer should decline the invitation to review the given manuscript.

Confirmation of sources

The reviewer should point out significant published research that has not been referred to by the manuscript’s author. Any claim that is an observation, source or argument that has been previously discussed should be supported by an appropriate reference. The reviewer should also inform the editors of any significant similarity or overlap between the manuscript and any other paper (published or unpublished) if one notices it.

Responsibilities of the editors

Publication decisions

Editor-in-Chief must comply with the existing law on defamation, infringement of copyright and plagiarism and is responsible for the decisions on which submitted articles should be published. When evaluating joint publication submissions, one considers their scientific value, originality of approach and clarity of argument. He/she may consult thematic editors and/or reviewers.

Scientific integrity

The editor-in-chief cares for the scientific integrity of the published works. To maintain it, Editor can consult the author and make necessary changes and corrections. In case of suspicion of unfair practices (plagiarism, falsifying the test results), EiC is obliged to decide to withdraw the text from publication.

Confidentiality

No information about a paper submitted may be disclosed to any member of the editorial team other than – following the publishing procedure – its author, reviewers, potential reviewers, other editorial advisers or the publisher.

Discrimination

Race, gender, religion, origin, citizenship or political beliefs of authors do not in any way affect the evaluation of texts. Texts are evaluated solely on their merits. Insofar as anti-discrimination is concerned, the Editors respect the Constitution and the laws applicable in the Republic of Poland.

Disclosure and conflict of interest

Unpublished papers and their parts may not be used in research conducted by the editorial team or reviewers without the express written consent of the author.

Withdrawal of text

A scientific editor has the right to withdraw a text from publication if there is evidence of unreliability of research results or falsification of data, if unintentional errors are made (e.g., calculation errors, methodological errors, the work bears the signs of plagiarism or violates the rules of publishing ethics.

Procedure of own articles

In the case of the procedure of an article, the author(s) of which are employees of the Home University, Members of the Editorial Board or the Scientific Council to prepare reviews, the Editor-in-Chief appoints reviewers who are not employees of the university.

Complaints and appeals

All complaints and appeals are considered by the Editorial Board within 3 weeks from the date of submission. In turn, the decision is sent in writing to the e-mail address of the applicant.

Integrity procedures

Crossref Similarity Check

Manuscript checking is done using iThenticate, which provides plagiarism-prevention services to publishers around the world.

Procedures

The Editor-in-Chief must comply with the existing law on defamation, copyright infringement and plagiarism. They are responsible for deciding which of the submitted manuscripts should be published. They may consult thematic editors and reviewers. Where any scientific misconduct is detected, the Editors, based on the guidelines proposed by the Committee on Publication Ethics (COPE), will apply the following procedures:

  • Suspected redundant publication in a submitted manuscript
  • Suspected redundant publication in a published manuscript
  • Suspected plagiarism in a submitted manuscript
  • Suspected plagiarism in a published manuscript
  • Suspected fabricated data in a submitted manuscript
  • Suspected fabricated data in a published manuscript
  • The corresponding author requests the addition of an extra author before publication
  • The corresponding author requests the removal of an author before publication
  • Request for addition of extra author after publication
  • Request for removal of author after publication
  • What to do if you suspect ghost, guest or gift authorship
  • How to spot authorship problems
  • What to do if a reviewer suspects an undisclosed conflict of interest (Col) in a submitted manuscript
  • What to do if a reader suspects an undisclosed conflict of interest (CoI) in a published article
  • What to do if you suspect an ethical problem with a submitted manuscript
  • What to do if you suspect a reviewer has appropriated an author’s ideas or data
  • How to respond to whistleblowers when concerns are raised directly
  • How to respond to whistleblowers when concerns are raised via social media

    • The information in relation to the processing of personal data:

    Additionally, iKAR follows guidelines set in the ASCOLA Transparency and Disclosure Declaration, in particular with regard to conflicts of interest. Therefore, the author(s) should disclose the contribution of research institutions, associations, and other entities and any potential conflicts of interest that may affect the analysis or the results. The author(s) should also disclose all sources of financial support in their manuscript.

    Marketing and advertisement

    iKAR neither publishes advertisements, nor uses direct marketing tools.

    Rules on the use of artificial intelligence

    No part of an author's work should be written by artificial intelligence.

    Responsibility for the created work is the ultimate and primary factor behind the following guidelines and should be used in conjunction with the publisher's other ethical principles.

    If artificial intelligence tools are used to create, develop or generate an article, the author must describe the content created or modified and cite the name and version of the AI tool used.

    Articles that contain unauthorized uses will be rejected by the publisher during the review or decision-making stage. These rules are subject to change depending on the development of the use of artificial intelligence in the publishing sector.

    Kindly refer to the guidelines below to determine which use complies with the publisher's rules.

    Key assumptions

    Creating (copywriting) any part of an article using a generative AI/LLM tool, including generating an abstract or literature review, is prohibited. The author must be responsible for the work and its accuracy, integrity and validity. Any concerns about the work should be directed to the publisher.

    Generating or reporting results using a generative AI/LLM tool is not permitted, as according to our criteria for authorship, the author must be responsible for the creation, and interpretation of one's work and its accuracy, integrity and validity.

    Reporting statistics in the text using a generative AI/LLM tool is not permitted due to concerns about the authenticity, integrity and validity of the data obtained; however, using such a tool to help analyze the work would be acceptable. Any other concerns about the data should be referred to the publisher using standard methods.

    Editing an article using a generative AI/LLM tool to improve its language and readability would be acceptable, as this mirrors standard tools already in use to improve spelling and grammar and uses existing material created by the author rather than generating entirely new content, all while the author remains responsible for the original work.

    Unauthorized use of artificial intelligence

    • abstract creation – creating an abstract of an article using prompts entered by the author into the generative AI/LLM tool;
    • creating a hypothesis – creating a hypothesis or set of research questions using prompts entered by the author into the generative AI/LLM tool;
    • creating an introduction – creating an introduction using prompts entered by the author into the generative AI/LLM tool;
    • creating a methodology – creating or describing a methodology using prompts entered by the author into the generative AI/LLM tool;
    • iterature review/creating a bibliography – creating a list of citations/references for a literature review or evaluating and analyzing the literature using prompts; entered by the author into the generative AI/LLM tool.
    • results analysis/discussion – analyzing or describing data/results using prompts entered by the author into the generative AI/LLM tool;
    • conclusion creation – creating conclusions using prompts entered by the author into the generative AI/LLM tool;
    • image creation – image creation using prompts entered by the author into a generative AI tool, such as (but not limited to) DALL E.

    Information on the processing of personal data by the University of Warsaw

    Administrator

    The processed personal data administrator is the University of Warsaw (UW), 26/28 Krakowskie Przedmieście Street, 00-927 Warsaw.

    The administrator can be contacted via:

    • mail: University of Warsaw, ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warsaw;
    • telephone: 22 55 20 000.

    Data Protection Officer (DPO)

    The administrator has appointed a Data Protection Officer who can be contacted on all matters relating to the processing of personal data and the exercise of rights connected to the processing of personal data under the email address iod@adm.uw.edu.pl. However, the tasks of the DPO do not include other matters, such as providing information related to the execution and handling of the contract.

    Purpose and legal basis of personal data processing

    Your personal data will be processed for the following purposes:

    • To conclude or execute a contract between the UW and an entity with which the person is affiliated or on whose behalf the person is acting, as well as to verify that entity (e.g., a client, contractor, or other entity contacting the University of Warsaw) and to contact that entity on an ongoing basis - the basis for processing personal data is: 6(1)(b) and (f) GDPR;
    • to carry out activities resulting from generally applicable legal regulations, in particular concerning the fulfilment of obligations arising from tax and accounting regulations and regulations governing the conduct of proceedings by authorized entities - the basis for processing personal data is 6(1)(c) GDPR;
    • implementation of a task in the public interest - the basis for processing personal data is 6(1)(e) GDPR;
    • establishment, investigation or defence of claims in judicial, administrative or other extrajudicial proceedings - the basis for processing personal data is 6(1)(f) GDPR;
    • archival (evidential), consisting of securing information in case of the need to prove facts or demonstrate the fulfilment of an obligation incumbent on UW - the basis for processing personal data is: 6(1)(f) GDPR.

    Recipients of the data

    Administrator employees who require access to personal data for official duties will be granted permission to process such data. Personal data may be disclosed to public authorities, institutions or third parties authorized to request access to or receive personal data under applicable laws.

    Recipients of personal data may also be entities to which the administrator, based on a contract of entrustment of personal data processing, will commission the performance of specific activities that involve the need to process personal data.

    Period of processing of personal data

    The period for which personal data is processed depends on the purpose of the processing. The period for which personal data will be kept is calculated based on the following criteria:

    • accounting, for a period of 5 years from the beginning of the year following the fiscal year in which operations, transactions or proceedings related to the concluded contract were finally completed, paid off, settled or barred;
    • tax, for a period of 5 years, counting from the end of the calendar year in which the tax obligation arising from the settlement of the concluded agreement arose;
    • in the scope of UW's performance of activities resulting from generally applicable laws - for the period resulting from these laws;
    • in terms of fulfilment of UW's legitimate interests constituting the basis for such processing, for the period necessary for the fulfilment of this purpose or until you object to such processing unless there are legitimate grounds for further processing by UW;
    • in terms of establishing and asserting its claims or defending against claims made - until the statute of limitations for potential contractual or other claims.

    Rights related to the processing of personal data

    The administrator guarantees the exercise of all rights related to the processing of personal data under the terms of the GDPR, i.e. the right to:

      access to the data and to receive a copy of the data;
    • to rectify (amend) their personal data;
    • limitation of the processing of personal data;
    • erasure of personal data (subject to Article 17(3) of the GDPR);
    • objection;
    • raising a complaint with the President of the Data Protection Authority if you consider that the processing of your personal data violates personal data protection laws.

    Obligation to provide personal data and the consequence of failure to provide data

    Provision of personal data is mandatory. Failure to provide data will prevent the realization of the purposes indicated under - the purpose and legal basis of personal data processing.

    Source of personal data

    The personal data that UW processes comes from either a customer, contractor or other entity contacting UW or from publicly available sources. The categories of personal data of persons affiliated with companies or other entities (e.g., members of the bodies of these entities), including the actual beneficiaries, are the same as those from publicly available sources or those provided by a customer or contractor of UW or by another entity contacting UW.